La GED permet de centraliser, organiser et partager l’ensemble de vos documents.
Une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) regroupe l’ensemble des techniques et pratiques nécessaires pour la gestion des différents flux de documents au sein de l’entreprise.
Nous proposons des solutions GED selon 2 niveaux d’intégration.
Un premier niveau permet de répondre aux besoins fondamentaux de VOTRE organisation dans un délai court et pour un budget limité, en mettant en oeuvre les fonctionnalités suivantes :
- Référentiel documentaire unique : retrouvez l’ensemble de vos documents au sein d’un même espace de travail, pour toute l’entreprise.
- Unicité des documents : évitez les doublons du même document.
- Structuration des données : mettez en place des règles de classement et d’organisation de vos données, par affaire, par produit, en fonction des contraintes de votre métier.
- Nommage des documents : décidez des règles de nommage pour les divers types de documents que vous gérez.
- Valorisation des documents : paramétrez vos modèles de documents afin de les éditer de façon automatique (en-têtes/pieds de page, cartouche, ou encore signature numérique).
- Cycle de vie : décrivez les différents statuts documentaires que vous souhaitez gérer, avec les droits afférents pour les divers services.
- Traçabilité des données : obtenez l’historique des différentes versions d’un document.
Le pack GED regroupe ces fonctionnalités.
Avec un nombre de jours d’intervention réduits et cadrés, vous avez une solution opérationnelle pour démarrer…
Le deuxième niveau consiste à aborder le projet de façon plus globale, avec une analyse plus poussée de vos méthodes de travail et de vos données. Dans ce cas, un audit préliminaire est nécessaire afin de calibrer précisément le projet.
Il s’agit d’un niveau d’intégration global en mode « projet ».
Bénéfices de la GED
- Simplification de la recherche documentaire
- Amélioration du travail collaboratif
- Gestion des droits d’accès selon les statuts documentaires
- Mise en conformité pour les certifications
- Traçabilité des informations